home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ MacFormat 1994 November / macformat-018.iso / Demos / M.Y.O.B. Accounting Demo / M.Y.O.B. Demo / M.Y.O.B. Demo.rsrc / STR#_10023.txt < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1994-08-31  |  4.4 KB  |  181 lines
  1. Make a Deposit
  2.  
  3. ÀáSelecting a Checking AccountÀá
  4.  
  5. In the upper left of the Make a Deposit window is a pop-up menu containing all 
  6.  
  7. accounts with checking privileges.  If you do not see your checking account in the 
  8.  
  9. list, choose Chart of Accounts from the General Ledger command center and assign 
  10.  
  11. checking privileges to the account.
  12.  
  13.  
  14.  
  15. ÀáBalanceÀá
  16.  
  17. Balance is the current balance of the selected checking account.  Click the arrow 
  18.  
  19. to zoom to the Inquiry‚ÄîSearch by Account window.  See Changing, Deleting, or 
  20.  
  21. Reversing a Deposit (How Do I...? in Chapter 3 of your User's Guide) 
  22.  
  23. for instructions on correcting a mistaken entry. 
  24.  
  25.  
  26.  
  27. ÀáID NumberÀá
  28.  
  29. The ID Number helps you to identify this deposit in the Cash Receipts Journal, 
  30.  
  31. Search by Account display and reconciliation.  M.Y.O.B. provides a default ID 
  32.  
  33. number; feel free to change it.
  34.  
  35.  
  36.  
  37. ÀáNote:Àá  If you group multiple M.Y.O.B. deposit transactions on a single bank 
  38.  
  39. deposit slip, use the same ID number for the M.Y.O.B. deposits.  If your bank does 
  40.  
  41. not itemize deposits on your statement, having the same ID number makes 
  42.  
  43. reconciliation easier.
  44.  
  45.  
  46.  
  47. ÀáDateÀá
  48.  
  49. All deposits are sorted by date.  You may not enter a date prior to the conversion 
  50.  
  51. date or in a prior fiscal year.  If you enter a future date, M.Y.O.B. accepts it, but 
  52.  
  53. only after warning you that the date is probably in error.
  54.  
  55.  
  56.  
  57. See Dates in Chapter 1‚ÄîUsing M.Y.O.B.
  58.  
  59.  
  60.  
  61. ÀáAmountÀá
  62.  
  63. Enter the amount of the deposit.  See Dollar Amounts in Chapter 1‚ÄîUsing 
  64.  
  65. M.Y.O.B.
  66.  
  67.  
  68.  
  69. The checking account is debited (increased) by the amount of the deposit.  If you 
  70.  
  71. enter a negative deposit amount, the account is credited.
  72.  
  73.  
  74.  
  75. ÀáPayorÀá
  76.  
  77. The small card file icon means that you may (optionally) link this deposit to an 
  78.  
  79. entry in your card file.  If you do not want to link to a card, simply press Tab.
  80.  
  81.  
  82.  
  83. You should consider linking this deposit to a card.  In addition to including this 
  84.  
  85. deposit with all the other transactions for this account, M.Y.O.B. cross references 
  86.  
  87. it by card.  You‚Äôll be able to use the Inquiry‚ÄîSearch by Card window to access and 
  88.  
  89. report on all transactions by selected card.
  90.  
  91.  
  92.  
  93. To select a card, type the first few characters of the person‚Äôs last name.  If it‚Äôs a 
  94.  
  95. company, type a few characters of the company‚Äôs name.  Press Tab.  If you 
  96.  
  97. type a unique match, the card is selected and you are taken to the memo field.  If 
  98.  
  99. you type a non-unique match your card file is displayed (See Selecting From a 
  100.  
  101. Search List in Chapter 1).  Alternatively, you may click the card file icon or 
  102.  
  103. press Command-L. 
  104.  
  105.  
  106.  
  107. ÀáMemoÀá
  108.  
  109. Enter whatever you‚Äôd like.  Memos can be up to 255 characters, but because of 
  110.  
  111. report display limitations, it is most useful to limit your memos to 40 or 50 
  112.  
  113. characters.
  114.  
  115.  
  116.  
  117. ÀáAllocation AccountsÀá
  118.  
  119. To balance the transaction, you must allocate the deposit amount to the proper 
  120.  
  121. (usually income) accounts.  Since the deposit amount is a debit, the allocation 
  122.  
  123. amounts are considered credits.  (If you enter a negative allocation amount, it 
  124.  
  125. becomes a debit.)
  126.  
  127.  
  128.  
  129. Select the first allocation account (See Selecting From a Search List in Chapter 
  130.  
  131. 3).  The allocation amount defaults to whatever is needed to balance the 
  132.  
  133. transaction.  If this is the only allocation, click Record (or press Enter). 
  134.  
  135. If you‚Äôre allocating to more than one account, change the displayed amount, 
  136.  
  137. press Tab and continue the allocation process.
  138.  
  139.  
  140.  
  141. ÀáJobÀá
  142.  
  143. If the allocation account is an income, expense, cost of sales, other income or 
  144.  
  145. other expense account, you can assign the amount to a job (see Jobs List in 
  146.  
  147. Chapter 8‚ÄîAdministration).  Type the job number and press Tab.  If you are 
  148.  
  149. unsure of the job number, press Command-L to see the job list.  Select a job 
  150.  
  151. from the job list or click New Job to create a new one.
  152.  
  153.  
  154.  
  155. ÀáNote:Àá  If you need to assign an amount from a single allocation account to more 
  156.  
  157. than one job, enter the allocation account more than once.  Say, for example, you 
  158.  
  159. have $100 of Widget Income and you need to assign $30 to job 12 and $70 to job 
  160.  
  161. 43.  Allocate to Widget Income twice, once for $30 and again for $70.
  162.  
  163.  
  164.  
  165. ÀáRecurring Deposit TransactionsÀá
  166.  
  167. Instructions for saving, using and editing recurring deposit transactions can be 
  168.  
  169. found under the Help topic, 'Recurring Deposit Transactions,' or in Chapter 3 
  170.  
  171. of your User's Guide.
  172.  
  173.  
  174.  
  175. ÀáRecordÀá
  176.  
  177. Total allocations must equal the deposit amount before you can record the 
  178.  
  179. deposit.
  180.  
  181.